Conditions de vente « Groupes Scolaires »

1Définition des parties

1.1. La société Solingua Travel S.P.R.L., détentrice de la licence A n° 5888, dont le siège social est établi au 42/1, rue du Joncquoy à 7602 Bury (Belgique), est un organisateur de voyages en groupe, ci-après « l'organisateur ». Il est représenté par un de ses gestionnaires commerciaux ou un de ses organes de Direction, ci-après le « gestionnaire ».

1.2. Le client est un groupement de plusieurs voyageurs.

1.3. Le mandataire du groupe est le porte-fort du client quant à toutes implications juridiques ou financières résultant des relations construites avec l'organisateur.

2Champ d'application

2.1. L'organisation de voyages en groupe consiste en la fourniture d'une ou plusieurs prestations de services — combinées ou non — susceptibles d'intervenir dans le cadre d'un déplacement d'un jour ou plus au profit du client.

2.2. Les présentes conditions s'appliquent au contrat d'organisation de voyage en groupe négocié entre l'organisateur et le mandataire du groupe. Elles complètent les conditions générales prescrites par la Commission Litiges Voyages et définies par la Loi du 21 novembre 2017 relative à la vente de voyages à forfait, de prestations de voyage liées et de services de voyage.

2.3. Elles sont adressées au mandataire conjointement à l'offre pour lui permettre de commander en toute connaissance de cause. Toute commande implique l'adhésion entière et sans réserve aux présentes, à l'exclusion de toutes autres.

3Inscription

3.1. Une proposition de voyage est adressée au mandataire avec indication des tarifs, dates et autres éléments constitutifs. Lorsqu'elle est acceptée, un contrat est établi. L'inscription devient effective à la réception du contrat de réservation complété et signé par le chef d'établissement et le mandataire, accompagné d'un versement d'arrhes ou d'un bon de commande. Les prestations ne sont réservées qu'à réception du contrat et de l'acompte. Tant que l'acompte n'est pas versé, la commande est jugée précaire.

Au plus tard 1 mois avant le départ, le mandataire fournit :

• les horaires et lieux de départ et retour précis liés aux prestations de transport ;
• le nombre de participants ;
• la répartition en genres et les services liés aux prestations hôtelières ;
• la liste nominative des participants et ceux souhaitant une assurance-voyage.

4Validation de la confirmation de l'offre

4.1. À réception de l'inscription confirmée, l'organisateur s'assure de la disponibilité des prestataires de services.

4.2. En cas d'indisponibilité d'un ou plusieurs prestataires, l'organisateur en informe le mandataire afin d'étudier une alternative. Aucun manquement ne peut être reproché à l'organisateur en cas d'indisponibilité au moment de la confirmation. Le mandataire conserve la faculté de mettre un terme à la commande.

5Conditions de paiement

• 30 % à la signature du contrat (70 % en cas d'inscription tardive) ;
• 70 % un mois et demi avant la date de départ.

6Préparation de la commande

6.1. La période entre la confirmation et le départ constitue une phase préliminaire durant laquelle les préparatifs sont menés à terme.

6.2. Pour une commande de transport en autocar seul : le mandataire fournit, au plus tard 15 jours ouvrables avant le départ, les horaires, lieux de départ et retour et détails des déplacements.

6.3. Pour d'autres prestations (combinées ou non au transport) : le mandataire fournit au moins 30 jours avant le départ, sous forme définitive, le nombre de participants et leur répartition en genres.

6.4. Les souhaits de répartition des chambres sont pris en considération mais restent soumis à l'accord du ou des prestataire(s).

7Modification de la commande par le mandataire

Toute modification (nom des passagers, type de chambre, régime ou mode de séjour, lieu de départ) intervenant dans les 30 jours — au moins — précédant le départ entraîne des frais administratifs de 25 € par personne, en plus des frais exigés par le(s) prestataire(s) concerné(s).

8Conditions d'annulation

8.1. Annulation de la commande par le mandataire

8.1.1. Prestations combinées ou non à du transport en autocar :

8.1.2. Prestations incluant transport aérien et/ou croisières : sauf mention contraire, Solingua compte 15 % du prix total en plus des frais d'annulation de la compagnie de transport, de l'hébergeur ou d'un tiers (disponibles sur simple demande).

8.2. Annulation d'un ou plusieurs participants

Un remplaçant est toujours admis ; pour un voyage avec transport aérien, des pénalités d'annulation ou de changement de nom peuvent être facturées. Les transports aérien et ferroviaire font l'objet de conditions particulières variables selon les compagnies, indiquées dans le contrat.

9Modification par l'organisateur

Selon les circonstances et seulement dans l'intérêt général du client, l'organisateur se réserve le droit de modifier sans préavis des éléments du programme. Ces modifications n'emportent aucune révision du prix pour autant que, sans constituer un élément essentiel du voyage, elles ne diminuent pas la valeur des prestations.

10De l'exécution

10.1. Responsabilités du client

• Le client est responsable de la bonne tenue du groupe durant tout le voyage et se conforme aux injonctions des préposés de l'organisateur.
• Un groupe de mineurs ou de personnes vulnérables voyage sous l'autorité, la surveillance et la responsabilité d'un ou plusieurs adultes.
• L'organisateur décline toute responsabilité en cas de perte/dommage des bagages ou objets de valeur, ou de négligence sur les formalités administratives ; les frais consécutifs sont à charge du voyageur défaillant.
• Pour les voyages en autocar, les clients sont responsables de leurs bagages au chargement, déchargement et transferts.
• Tout défaut d'exécution constaté sur place doit être signalé par écrit aux prestataires locaux, avec copie par recommandé à l'organisateur au plus tard 1 mois après la fin du voyage.
• Les prestataires d'hébergement peuvent exiger une garantie ou caution à l'arrivée ; le client gère seul les litiges constatés sur place.

10.2. Responsabilité de l'organisateur

• Pour le transport en autocar, l'organisateur peut recourir à un partenaire dont il se porte garant.
• Il est responsable de plein droit de la bonne exécution des obligations, qu'elles soient exécutées par lui-même ou par d'autres prestataires.
• Les conditions de transport des compagnies aériennes et maritimes sont définitives et applicables aux passagers ; la Convention de Varsovie et/ou le protocole de La Haye limitent la responsabilité du transporteur aérien.
• L'organisateur décline toute responsabilité en cas de travaux dans les lieux du domaine public.
• En cas de dommage aux bagages (faute d'un préposé ou vol constaté), une déclaration est faite à l'assurance ; la responsabilité est limitée à la garantie « choses transportées ». L'organisateur n'est jamais responsable de la perte, du vol ou de l'oubli d'objets ou bagages à main.

11Du règlement

11.1. Facturation

La facture précise les montants dus en contrepartie des prestations, établie sur base des dernières précisions (points 6.2 et 6.3) et des modifications enregistrées. Elle est adressée, dans la mesure du possible, dans les 10 jours précédant le départ et doit être réglée avant celui-ci.

11.2. Règlement des sommes facturées

• Toute réclamation doit être faite dans les 8 jours de la date de facture, par recommandé au siège opérationnel.
• Sauf convention contraire, les factures sont payables sans escompte dans les délais précisés, au compte spécifié.
• Toute somme impayée à l'échéance ouvre de plein droit, sans mise en demeure : un intérêt d'1 % par mois (tout mois commencé étant dû entier) et une indemnité forfaitaire de 10 % du montant restant dû. Les frais judiciaires éventuels sont à charge du contractant (art. 1022 du Code Judiciaire).

12Fonds de garantie

En cas d'insolvabilité financière de l'organisateur et/ou de l'intermédiaire de voyages, vous pouvez faire appel au Fonds de Garantie Voyages. Adressez-vous à votre organisateur ou contactez directement le Fonds (www.gfg.be). Vous y trouverez les modalités de remboursement des sommes payées en cas d'insolvabilité, ou de poursuite/rapatriement si le voyage a commencé.

13Protection des données personnelles

Depuis le 25 mai 2018, Solingua Travel a adapté sa politique d'utilisation des données personnelles et s'engage à une transparence totale. Vos données ne sont jamais partagées avec des partenaires ou tiers sans votre consentement explicite préalable.

Lors d'une demande de devis, d'un contrat ou d'une assurance, Solingua peut collecter : nom, prénom, date de naissance, numéro de document d'identité, téléphone, e-mail, fiche santé (régime alimentaire particulier, allergie ou intolérance).

Divulgation à des tiers : certaines données peuvent être mises à disposition de partenaires, prestataires, sous-traitants ou préposés uniquement pour fournir, commercialiser ou améliorer les services. Solingua ne fait pas de Direct Marketing. Des données peuvent être partagées pour la bonne exécution du contrat, dans l'intérêt du client, ou en exécution d'une loi/procédure judiciaire.

Intégrité & conservation : les données sont tenues à jour, traitées de manière légale et transparente, et conservées pendant la durée d'exécution du contrat ou le temps requis. Des mesures administratives, techniques et physiques protègent contre la perte, le vol, la mauvaise utilisation et l'accès non autorisé.

14Législation — temps de conduite

Les offres et commandes de transport en autocar respectent la réglementation européenne sur les temps de conduite et de repos :

15Attribution de juridictions

Pour tout litige persistant ou traité en dehors de la Commission Litiges-Voyages, l'organisateur ne reconnaît que la Loi Belge et la seule compétence des Tribunaux de Tournai.